Archiwizacja poczty

Jak archiwizacja poczty e-mail pomaga w odzyskiwaniu danych po awarii?

W przypadku jakiejkolwiek, nawet najpoważniejszej awarii, każda firma musi kontynuować działalność i szybko odzyskać sprawność po zdarzeniu. Nazywa się to ciągłością biznesową (eng. Business continuity).

Ciągłość biznesowa i odtwarzanie po awarii to kluczowe procesy, które firma musi wykonać w przypadku nieprzewidzianej katastrofy. Sposobem na osiągnięcie obu tych celów jest dobrze opracowany plan ciągłości działania, a także narzędzia do przywrócenia sprawności po awarii, do stanu sprzed kryzysu.

Chociaż większość firm chce uniknąć katastrofy, problemy zawsze będą się pojawiać – najczęściej w najmniej oczekiwanym momencie. Bez skutecznego planu możesz nigdy nie odzyskać sprawności działania organizacji. Każdy właściciel firmy wie, że nieplanowane przestoje i awarie systemów mogą prowadzić do utraty klientów i zmniejszenia zysków. Mając przygotowany plan ciągłości działania i plan reagowania w razie awarii, będzie to Twoja polisa ubezpieczeniowa na wypadek szkód spowodowanych nieprzewidywalnymi zdarzeniami.

Istotnym elementem zapewniającym ciągłość działania i odtwarzanie danych jest wydajny system archiwizacji poczty e-mail obejmujący całą firmę. Wyjaśnimy w jaki sposób archiwizacja poczty e-mail może pomóc w przywracaniu sprawności po awarii.

Co to jest plan ciągłości działania? (BCP – Business Continuity Plan)

Plan ciągłości działania to proces przygotowania systemów zapobiegania i odtwarzania, które poradzą sobie z potencjalnymi zagrożeniami dla organizacji. Podstawowym celem BCP jest zapewnienie kopii zapasowej oraz zestawu operacji wykonywanych przed i w trakcie planu odtwarzania po awarii.

Każdy plan ciągłości działania powinien zawierać:

Analiza wpływu zagrożeń
Strategię ciągłości działania

Co to jest plan odtwarzania po awarii? (DRP – Disaster Recovery Plan)

Plan odtwarzania po awarii to zestaw zasad, narzędzi i procedur, które umożliwiają firmie odzyskanie infrastruktury technologicznej i systemów po przestojach spowodowanych awariami lub atakami z zewnątrz.

Każdy plan odtwarzania po awarii powinien obejmować:

Metody reagowania na incydenty
Oszacowanie szkód

Różnica między BCP a DRP

Chociaż oba plany mogą wydawać się podobne, BCP i DRP to zupełnie różne proesy. BCP pozwala firmie z wyprzedzeniem zaplanować, w jaki sposób organizacja będzie funkcjonować podczas potencjalnej katastrofy. DRP natomiast umożliwia firmie szybkie odtworzenie krytycznych systemów po nieplanowanym przestoju – wynikającym z awarii, czy celowego działania czynników zewnętrznych lub wewnętrznych. BCP i DRP są podstawowymi elementami skutecznego systemu zarządzania ciągłością działania.

Co powoduje przestoje systemu?

Do głównych przyczyn przestojów systemowych należą:

Awaria zasilania
Ludzki błąd
Atak cybernetyczny (taki jak phishing, ransomware, czy inne złośliwe oprogramowanie)
Awarie sprzętu IT
Katastrofy pogodowe
Nadmierne obciążenie systemu

Cyberprzestępcy znaleźli wyrafinowane sposoby przechwytywania danych biznesowych, co oznacza, że firmy muszą mieć gotowe plany ciągłości działania i odtwarzania systemów, aby zmniejszyć impakt skutków wywołanych przez ataki. Bez wystarczającego bezpieczeństwa danych hakerzy mogą łatwo ukraść poufne informacje.

Niektóre problemy są poza kontrolą organizacji – np. przerwy w dostawie prądu i wszelkie zdarzenia naturalne. Można uniknąć zdarzeń, takich jak błąd ludzki, jeśli zastosuje się odpowiednie szkolenia i bardzo dokładne procedury postępowania.

Co składa się na skuteczny plan BCP i DRP?

Chociaż twój plany ciągłości działania i odtwarzania danych po awarii są od siebie różne, to oba plany powinny być skalowalne i niezawodne pod względem możliwości odzyskiwania ważnych informacji biznesowych w ciągu kilku minut. Oba plany powinny również zapewniać odpowiednie monitorowanie bieżącej sytuacji organizacji i wsparcie w całej firmy w przypadku nieplanowanych zdarzeń.

Niektóre firmy korzystają z rozwiązań do archiwizacji poczty e-mail w ramach odzyskiwania po awarii, aby pomóc w ograniczaniu szkód spowodowanych przestojem. Rozwiązania do archiwizacji poczty e-mail to niezawodne, szybkie i skalowalne usługi, które są odpowiednie dla każdej wielkości firmy.

Ważnym elementem Twojego planu BCP jest zapewnienie niezbędnych narzędzi do przechowywania i odzyskiwania kluczowych danych – przede wszystkim pocztowych, aby Twoi pracownicy mogli kontynuować codzienne operacje.

Jak działa archiwizacja e-maili?

Przeciętny pracownik biurowy wysyła kilkadziesiąt maili dziennie i otrzymuje ponad 100 wiadomości na swoją skrzynkę pocztową. W większej firmie monitorowanie wiadomości e-mail usuwanych przez pracowników, które mogą zawierać istotne informacje i skutkować naruszeniem przepisów, może być trudne i niewykonalne.

Archiwum e-maili automatycznie zapisuje wszystkie firmowe wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym i umieszcza je na oddzielnym serwerze, który zwykle znajduje się poza system pocztowym. Pozwala to firmie zachować wszystkie krytyczne informacje biznesowe w zarchiwizowanych wiadomościach e-mail bez potrzeby obciążania samego serwera pocztowego.

Archiwizacja wiadomości e-mail jest również potrzebna w przypadku sporu sądowego lub żądania wyszukania danych historycznych (eDiscovery). W przypadku rozprawy sądowej, należy przedstawić dane pocztowe zabezpieczone i w nienaruszalnej formie. Jeśli firma nie przedstawi takich informacji, dowody mogą nie zostać uznane przez sąd.

Jeśli przechowujesz swoje dane pocztowe jako kopię na tym samym serwerze pocztowym lub tworzysz archiwa w formie plików .pst bez użycia profesjonalnego systemu archiwizacji, dane te mogą zostać utracone. Tylko dzięki odpowiedniemu systemowi do archiwizacji poczty e-mail Twoja firma może spełnić wymagania dotyczące zgodności i być odpowiednio przygotowana na ewentualne awarie.

Archiwizacja poczty e-mail i odzyskiwanie sprawności po awarii

Archiwizacja poczty e-mail może wspierać firmy w dwóch kluczowych procesach odzyskiwania po awarii.

Rozwiązania do archiwizacji poczty e-mail wspierają firmy podczas awarii sieci, ponieważ przechowują dane pocztowe na niezależnym serwerze. Oznacza to, że jeśli Twój główny system pocztowy nie działa, Twoi pracownicy nadal mogą mieć dostęp do wiadomości e-mail i pobierać je z systemu archiwizacji poczty.

Zarządzanie kryzysowe

Ponieważ ataki ransomware i malware są obecnie tak powszechnym zagrożeniem, firmy muszą dokładnie wiedzieć, jak chronić wszystkie dane przed cyberprzestępcami. Dzięki archiwum wiadomości email przechowywanym na niezależnym serwerze, dostawcy tacy jak Cryoserver szyfrują wszystkie zarchiwizowane dane pocztowe i stosują odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec utracie danych. Firmy mogą funkcjonować normalnie i mieć pewność, że poufne informacje są całkowicie chronione.

Jeśli chcesz wykorzystać archiwizację poczty email w swojej strategii ciągłości i odzyskiwania danych, Cryoserver ma rozwiązanie, które doskonale będzie współgrało z Twoją infrastrukturą, jest zgodne z każdym standardem bezpieczeństwa i można je wdrożyć w dowolnym środowisku pocztowym, takim jak Office 365, Exchange on Premise, Lotus, Zimbra, Gmail, Postfix, Kerio, Qmail i każdym innym. Jeśli chcesz korzystać z archiwizacji poczty w chmurze, Cryoserver również oferuje usługę CryoCloud z nielimitowanym storage i pełną replikacją danych w dwóch niezależnych Data Center.