Archiwizacja poczty

Tworzysz kopię zapasową Teams?

Istnieje lepszy sposób na przechowywanie czatów.

Rozwiązanie Microsoft Teams to obecnie najpopularniejsza na świecie platforma komunikacji biznesowej - szczególnie przydatne narzędzie w nowym świecie pracy hybrydowej.

Jeśli chcesz zapisywać rozmowy i nagrania w usłudze Teams, do wykorzystania w przyszłości, to mamy skuteczny sposób, aby to zrobić.

Na czatach i wideokonferencjach są udostępniane ważne informacje, przesyłane są umowy i inne dokumenty. Coraz częściej w załącznikach zawarte są cenne, czasem krytyczne dane biznesowe.

Firma korzystająca z rozwiązania Microsoft Teams prawdopodobnie będzie musiała w pewnym momencie wrócić do zapisów spotkań lub załączników, aby sprawdzić poczynione ustalenia lub odnaleźć istotną informację.

Zgodnie z prawem, firmy świadczące usługi finansowe/ubezpieczeniowe powinny przechowywać kopie takiej komunikacji. W szerszym świecie biznesu po prostu dobrą praktyką jest zapisywanie kopii całej komunikacji, w tym pochodzącej z usługi Teams.

Archiwizacja vs kopie zapasowe

Wiele organizacji nie przechowuje plików Teams w sposób, który byłby dla nich pomocny, gdy będą potrzebować informacji.

Tradycyjne produkty do tworzenia kopii zapasowych, wykonują jedynie migawki komunikacji, zamiast zachowywać jej historię w całości. Takie podejście może spowodować pominięcie ważnych informacji.

Co więcej, uczestnicy sesji Teams mogą modyfikować lub usuwać rozmowy — na przykład, próbując ukryć ich rzeczywisty przebieg.

Ponadto funkcja wyszukiwania aplikacji Teams jest ograniczona. Znalezienie odbytej z kimś rozmowy, konkretnej informacji lub załącznika może być trudne i czasochłonne.

Właśnie dlatego firma Cryoserver stworzyła narzędzia do archiwizacji, które przechowują całą historię korespondencji i są znacznie skuteczniejsze w odzyskiwaniu komunikacji Teams, niż tradycyjne narzędzia do tworzenia kopii zapasowych.

Rozwiązanie Cryoserver w czasie rzeczywistym, w całości i bezpiecznie, przechowuje wszystkie interakcje w aplikacji Teams — tekstowe, wideo, pliki i wiadomości głosowe.

W odróżnieniu od narzędzia wyszukiwania dostępnego w Teams, Cryoserver umożliwia szybkie znalezienie tego, czego szukasz.

Jak to działa Cryoserver w jednym interfejsie użytkownika pozwala wyszukiwać zarówno wiadomości pocztowe, jak i zapisy z komunikatora MS Teams.

Po prostu wpisz frazę, której szukasz, używaną na czacie lub konferencji, wskaż przybliżone ramy czasowe, kiedy rozmowa miała miejsce oraz nazwisko uczestnika lub nazwę poszukiwanego pliku załącznika.

Cryoserver w ciągu kilku sekund znajdzie wiadomości lub pliki, którymi jesteś zainteresowany.

Cryoserver umożliwia:

1. wyszukiwanie w zadanym okresie czasu
2. stosowanie filtrów, aby przeszukiwać konwersacje wewnętrzne i zewnętrzne
3. zawężanie wyników do rozmów prowadzonych z osobami trzecimi lub tylko do komunikacji wewnętrznej

Pomoc działom HR i zgodność z regulacjami W kwestiach zgodności z regulacjami, zagadnień dyscyplinarnych lub prawnych, nasze rozwiązanie umożliwia przeszukanie całej historii komunikacji Teams i szybkie znajdowanie potrzebnych informacji.

Dział HR może go użyć do wyeliminowania rasistowskiego, seksistowskiego lub innego niewłaściwego języka, którego nie należy używać w Twojej organizacji.

Na przykład można przeszukać konwersacje w usłudze Teams pod kątem przekleństw, których nie należy używać ani wewnętrznie, ani w kontaktach z klientami.

Możesz nawet skonfigurować kryteria wyszukiwania, które będą uruchamiane regularnie, dzięki czemu w przypadku znalezienia niepożądanych fraz, odpowiednie osoby zostaną o tym zdarzeniu powiadomione.

Archiwizacja dla sektora edukacji Niektóre organizacje chcą archiwizować zarówno całą korespondencję mailową, jak i komunikatory. Innym wystarcza zapisywanie tylko historii rozmów i nagrań Teams.

Załóżmy na przykład, że prowadzisz placówkę edukacyjną. Chcesz, aby Twoi uczniowie przesyłali swoje prace za pośrednictwem aplikacji Teams i chcesz zachować następujące elementy:

1. Wszystkie przesłane prace
2. Informację o obecności
3. Rozmowy nauczyciela z uczniami

Cryoserver dla Teams może bezpiecznie archiwizować wszystkie te elementy, w tym filmy i transkrypcje. Następnie możesz skorzystać z naszej wyszukiwarki, aby szybko odnaleźć wszystkie materiały związane z konkretnym uczniem.

Rozwiązanie Cryoserver spełni Twoje oczekiwania, niezależnie od tego, czy chcesz archiwizować tylko komunikację Teams, czy również wszystkie wiadomości pocztowe. Możesz również archiwizować inne komunikatory, takie jak Slack.

Porozmawiajmy o Twoich wymaganiach – skontaktuj się z nami.